Jak robić interesy w Chinach. Etykieta cz.4 - Spotkanie biznesowe w Chinach

Rynki24.pl Materiały archiwalne

Jak robić interesy w Chinach? - Spotkanie biznesowe w Chinach
Etykieta część 4.

Autor: Jacek Strzelecki

Dla nas czas to pieniądz, a dla Chińczyków czas to czas, a pieniądz to pieniądz. Bá miáo zhù zhǎng (czyt. ba miao dżu dżang), czyli działanie na skróty, w pośpiechu oraz nieprzemyślane prowadzi jedynie do porażki.

Spotkanie biznesowe

Trzy nefrytowe zasady P

Zdecydowałeś, że Chiny to twój cel strategiczny. Nim zrobisz pierwszy krok, wyobraź sobie swoje przedsięwzięcie (firmę) za rok, pięć, dziesięć i więcej lat. Dlaczego? Nie raz zostaniesz zapytany o to przez Chińczyków, bo będą chcieli poznać swoje miejsce w twoich planach w przyszłości. Możesz być pewien, że już w czasie pierwszego spotkania będą tego od ciebie oczekiwać, a jeśli tego nie zrobisz, to uznają, że oni nie są dla ciebie ważni i nie będziesz mógł oczekiwać z ich strony wsparcia i pomocy. Do Chin musisz więc zabrać swój osobisty nefrytowy (żelazny) pakiet 3P (Plan, Przyszłość, Partner). Jest on cenniejszy niż pieniądz. Po nim rozpoznawać będą cię Chińczycy i on zdecyduje o powodzeniu twojego przedsięwzięcia w Chinach.

Przygotowanie spotkania

W Chinach dokonasz ponownie wielkiego odkrycia, że dobry plan jest na wagę złota, a planowanie jest wszystkim. Przygotowując spotkanie, należy uwzględnić w nim nie tylko własne oczekiwania, potrzeby, ambicje i czas. Trzymaj się następujących wskazówek:
1. Dokładnie przemyśl swoje cele strategiczne, czyli czego chcesz od Chińczyków.
2. Szczerze odpowiedz sobie na pytanie: ile czasu chcesz poświęcić na interesy z Chińczykami.
3. Dowiedz się wszystkiego na temat swojego partnera.
4. Przygotuj wszystkie najważniejsze materiały w języku chińskim:
a. lista członków twojej delegacji ułożona według ważności pozycji, z krótkim opisem każdej osoby.
b. wizytówki, materiały promocyjne i informacyjne o firmie, w tym prezentacja i wszelkie streszczenia niezbędnych dokumentów.
5. Prześlij do partnera chińskiego listę członków swojej delegacji wraz z pełną informacją o swojej firmie i poproś o przysłanie takiej samej listy i informacji o stronie chińskiej.
6. Poproś o spotkanie z najwyższym rangą przedstawicielem firmy (lub lokalnej władzy albo urzędu). Choć takie spotkanie będzie mieć wartość symboliczną, to z pewnością sama już prośba zrobi na Chińczykach dobre wrażenie i odczytana zostanie jako wyrażenie szacunku i szczerości twoich intencji. Jeśli w Chinach spotykasz się z więcej niż jednym potencjalnym partnerem chińskim w biznesie, to zaplanuj tak wszystko, by nie było nic na styk. Najlepiej zachować odstępy minimum pół dnia między jednym a drugim spotkaniem, bowiem dość często zdarza się, że godziny spotkań ulegają przesunięciu albo odwołaniu. Jeśli tak się stanie, nie okazuj złości, a raczej zrozumienie. Odwołania i przesunięcia są naturalnym ryzykiem, które powinieneś uwzględnić. Chińczycy dla uratowania swojej twarzy mogą zaproponować coś w zamian, np. wycieczkę czy bankiet. Nie odrzucaj tego. Uwzględnienie tego wszystkiego w twoich planach pozwoli uniknąć ci pustych jednostek czasowych oraz w pewnym stopniu będziesz miał kontrolę siebie i swojej misji w Chinach.

Przyjazd do Chin

Zasadą jest, że na lotnisko wyjeżdżają po gości z zagranicy przedstawiciele chińskiej firmy lub instytucji przyjmującej. Zapewniają transport do hotelu, z hotelu do firmy i z powrotem oraz do każdego miejsca, które jest uwzględnione w planach. Nie musisz z tego korzystać, ale zdecydowanie jest wygodniej.

Protokół spotkania

Strój dopuszczalny w Chinach jest taki sam ja w Europie: ciemny garnitur, jasna koszula i stonowany krawat. W przypadku koszuli należy wybrać tę, która ma długie rękawy, a nie krótkie, nawet wtedy, kiedy przyjeżdżasz do Chin w czasie największych upałów lub pory deszczowej. Dla kobiet właściwym strojem jest kostium w ciemnych kolorach z jasną bluzką, bez dekoltu oraz ciemne rajstopy.

Choć czas dla Chińczyków jest pojęciem płynnym, to już sama punktualność jest wykładnią szacunku dla drugiego człowieka. Po przybyciu na miejsce spotkania zostaniesz zaprowadzony wraz ze swoją delegacją do sali konferencyjnej lub uroczystego holu. Ty jako przewodniczący delegacji idziesz pierwszy, a reszta według kolejności starszeństwa lub ważności funkcji. I w takiej też kolejności należy stać w oczekiwaniu na przyjęcie. Chińczycy bowiem przyjmują, że osoba wchodząca pierwsza to osoba najważniejsza ze wszystkich. Najlepiej zrobi się, zachowując tę kolejność, która została przesłana przed przyjazdem w formie listy członków delegacji.

Pierwszeństwo przedstawiania należy do strony chińskiej. Szefa delegacji chińskiej przedstawi pracownik niższego szczebla, który najczęściej jest tłumaczem. Następnie już sam szef dokona przedstawienia pozostałych osób. Ty zrób dokładnie tak samo.

W czasie prezentacji następuje podanie dłoni i wymiana wizytówek. Do osoby, z którą dokonujesz zapoznania i wymiany, powiedz Ni hao (Dzień dobry – czyt. ni hao) i lekko skłoń głowę. Po przedstawieniu nadejdzie czas zajęcia miejsc za stołem w porządku ważności stanowisk i funkcji od najniższego do najważniejszego z tobą jako szefem pośrodku. Naprzeciw ciebie będzie siedział szef delegacji chińskiej. Następnie zostanie podana zielona herbata. W Chinach to ona jest narodowym napojem. Jeśli nie jesteś jej fanem, to nie krzyw się. A jeśli jesteś rzeczywiście uczulony na nią, to wyjaśnij to stronie chińskiej w delikatny sposób i poproś o samą wodę. Po tym Chińczycy rozpoczną pogawędkę na temat ogólny o podróży, pogody, wrażeń na temat miasta. Przyłącz się do tej rozmowy. Błędem jest przejść od razu do rozmów właściwych. Takie podejście wprawi Chińczyków w zakłopotanie.

Strona chińska jako gospodarz kieruje przebiegiem spotkania. Po wstępnej rozmowie na tematy ogólne głos zabierze przewodniczący delegacji chińskiej, dokona powitania, podziękowania za przybycie i zaprosi do zaprezentowania przez ciebie oferty. Jeśli chodzi o czas prezentacji, to podobnie jak w Polsce granicą czasową jest 20 minut. W tym czasie wyjaśnij wszystko w taki sposób, by Chińczycy mieli ogólny obraz. Podkreśl to, co ma dla ciebie znaczenie, a zwłaszcza terminy dostawy, sposób realizacji, płatności, współpraca w długiej perspektywie. Mów o wszystkim jasno, ale zbytnio nie akcentuj niczego w taki sposób, że Chińczycy mogliby odczytać to jako wywieranie na nich nacisku już od pierwszej chwili. Rozmowa o szczegółach będzie tematem następnego spotkania. Pamiętaj, by przez cały ten czas mówić do szefa chińskiej delegacji, a nie do tłumacza.

Miej ze sobą odpowiednią liczbę egzemplarzy materiałów plus jeden lub dwa dodatkowe, na wypadek gdyby któryś z nich uległ niespodziewanej zagładzie. Materiały niech rozda w czasie spotkania twój pracownik, zachowując ważność osób, czyli od szefa gospodarzy aż do najniższego rangą.

Spotkanie kończy przewodniczący chińskiej delegacji. Najczęściej sygnałem takim jest stwierdzenie, że oferta jest interesująca lub padnie propozycja następnego spotkania. Wówczas ty jako szef delegacji powinieneś wyrazić w imieniu całej delegacji podziękowanie za przyjęcie i gościnność. Pamiętaj, by podkreślić w tym momencie wizję długotrwałej współpracy. Pominięcie tego zostanie odczytane przez Chińczyków jako brak zainteresowania dalszą współpracą.

Jako gość przysługuje ci przy pożegnaniu prawo pierwszeństwa podania ręki przewodniczącemu chińskiej delegacji, a następnie pozostałym osobom, według ich rangi. Chińczykom grzeczność nie pozwala wyjść pierwszym. W związku z tym zostaniesz odprowadzony, albo do drzwi wyjściowych, albo do windy, albo aż do samego auta, a potem będą machać ręką na pożegnanie, aż znikniesz im z pola widzenia. Niemalże jest pewne, że pierwsze spotkanie nie będzie zakończone ostatecznymi ustaleniami. I nie możesz się tego domagać. Możesz natomiast po spotkaniu sporządzić dokument, w którym w punktach zawrzesz najważniejsze elementy dyskusji oraz wyrazisz swoje intencje i pierwsze ustalenia.

Jacek Strzelecki jest doskonałym znawcą Chin i błyskotliwym komentatorem wydarzeń zachodzących w chińskiej i światowej gospodarce. Autor m.in. "Jak to powiedzieć po chińsku. Rozmówki i słownik."

---

---

---

---